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试谈方志馆地方文献的征集工作

    时间:2018年06月12日 【字体:  
     
 

摘要

    地方文献是方志馆业务活动的重要物质基础,志书编纂和地情研究与服务都离不开地方文献。征集地方文献是方志馆必不可少的基础性工作。要做好地方文献的征集工作,须结合方志馆的发展需要,把握地方文献的特征,突出文献征集的重点,创新文献征集的方法。

【关键词】方志馆;地方文献;征集

    地方文献是反映一个地区自然现象和社会现象的一切有价值的文献资料,是地方文化的载体,对推动地方经济建设和社会发展具有不可替代的作用。方志馆是为修志服务、为社会提供地情服务的公共文化服务机构,具有收藏、研究、开发和利用地方文化资源等功能。征集地方文献是方志馆必不可少的基础性工作,只有收藏一定数量和质量的地方文献,方志馆才能更好地为修志服务,更好地发挥地情服务功能,才能实现可持续发展。

    由于方志馆建设相比于其他文化机构起步较晚,人们对方志馆的研究主要集中在方志馆的功能、作用与规划等宏观方面,对地方文献征集工作的探讨涉及较少。本文结合方志馆发展的需要,就如何做好地方文献征集工作谈一些粗浅的看法,以期抛砖引玉。

一、把握地方文献的特征

    只有结合方志馆的发展需要,把握地方文献的特征,征集工作才能规范有序地进行。具体而言,地方文献具有区域性、史料性和多样性三个显著特征。

(一)区域性

    地方文献最本质的特征就是它的区域性。“区域性是指地方文献在内容上以某一区域作为记述范围,并反映其特色。”地方文献翔实地记录了一个地方的自然、政治、经济、文化等方面的历史与现状,具有鲜明的区域特色。由于受人力、财力和规模的制约,方志馆应该立足本区域,征集在内容上具有地方特性的资料。根据区域性特点,地方文献可分为本地文献和外地文献。毫无疑问,方志馆要大力征集本地文献,但是不是要严守疆界,将所有外地文献都拒之门外呢?笔者认为,方志馆必须超越疆界,征集一定数量的外地文献。一是因为自古以来,人口迁移现象普遍存在,行政区划也在不断、调整,人们要了解本地人口迁移的历史和行政区划的演变,需要查阅外地文献,这样才能追本溯源。二是因为方志馆要履行为修志提供文献服务的职能,而外地文献,尤其是外地志书可以为修志提供参考。所以,方志馆越境征集文献是很有必要的,这和修志“不越境而书”的要求是不同的。不过,我们也要把握尺度,毕竟本地文献是主,外地文献是宾,不能喧宾夺主。因此,总体而言,地方文献的区域性特征要求我们在征集文献时,须以本地文献为主,外地文献为辅。

(二)史料性

    地方文献的另一显著特征是它的史料性。所谓史料性是指“地方文献要起到存史、资政、励志的作用,必须有历史价值,悖离文献老化规律,能够提供重复使用”。地方文献的这一特征要求我们在征集文献时,须进行质量选择,征集有史料价值的资料。

    质量选择的原则主要有两条:一是只有地方属性而无史料价值的文献不收;二是实质内容重复的文献不收。质量选择对方志馆节约资源,优化馆藏结构都有重要意义。

(三)多样性

    地方文献的第三个特征是它的多样性。地方文献内容广泛,文体和版式各异,载体材料多样。就内容而言,地方文献涉及的学科几乎包括社会科学和自然科学的各个领域。这就要求方志馆尽可能地征集各种类型的地方文献,实现馆藏资源的多样性。

    方志馆要实现馆藏资源的多样性,很重要的一个方面就是要克服馆藏资源的不平衡现象。当前,一些方志馆文献征集人员的专业背景多是文史类,所以他们一般比较重视有关历史、文化、风俗等社会科学方面的资料,而忽视有关气候、土壤、地质、山川与河流等自然科学方面的资料,导致方志馆有关自然环境方面的文献偏少,甚至没有相关的专著,馆藏资源不平衡。事实上,自然环境是地情的重要组成部分,也是修志必须涉及的内容。缺乏这方面的资料,方志馆就不能更好地宣传地情,也不能更好地为修志服务,所以方志馆要加强对这方面资料的征集,实现馆藏资源的平衡。

二、突出文献征集的重点

    随着社会的发展,地方文献种类和数量越来越多,而方志馆文献征集的经费和藏书空间都是有限的,不可能将所有的地方文献都收集齐全,这就要求方志馆必须根据自身特点确定若干类地方文献为征集的重点,保证其系统性和完整性,从而形成自己的特色。

    首先要重点征集地方志文献。方志馆是传承和弘扬方志文化的载体。不管方志馆从形态上如何更新变化,即便是作为综合地情馆的当代新型方志馆,地方志文献仍然是其不可或缺的一个重要组成部分。所以,建设方志馆首先要大力征集地方志书、年鉴、方志理论、方志提要和方志目录等地方志文献。

    对于地方志文献的征集,图书馆、档案馆等文化机构也会涉及,但是这些机构只是把地方志文献作为其众多馆藏中的一个门类,其地位并不突出,完整性和延续性也不够。方志馆是地方志工作机构的组成部分,可依靠这一天然优势重点征集地方志文献,保持其完整性、延续性,把其作为核心馆藏文献,籍此彰显方志馆的独特价值。以江西省方志馆为例,该馆有重点地征集地方志书,“现在江西省方志馆已经收藏到全国的三级志书13000余本,还收藏到了本省及全国的部分重新翻印的旧志。还采购了中国地方志数据库,此库拥有全国各地的旧志近7000余种,其中许多旧志是很难看到的”“现在江西省方志馆与江西省的图书馆比,收藏的种类、数量比图书馆多得多,形成了自己的特色”。

试谈方志馆地方文献的征集工作

    除了全面系统地征集地方志文献以外,方志馆还需要有重点地征集若干类文献作为自己的特色文献。如果说方志馆区别于图书馆、档案馆的重要标志是方志馆保持了地方志文献的完整性与延续性,那么不同方志馆之间的重要区别在于它们具有各自的特色文献。当前,一些规模较大的方志馆都提出建设全国地方志文献收藏中心的目标,这势必造成馆藏内容的大面积重复。而文献征集工作的目标之一就是克服文献收藏雷同的问题,倘若藏书内容千篇一律,缺乏特色,方志馆将失去对读者的吸引力,并最终失去存在价值。所以,各地方志馆都需要有自己的特色文献,合力打造百花齐放的格局,从而吸引读者。

    方志馆应选择什么类型的文献作为特色文献?笔者认为,关键是要立足于地情,也就是要结合本地的特色和优势进行选择。一方水土养一方人,不同的地方有不同的文化风俗、历史名人、自然或人文景观、特色或优势产业等,由此产生相应的文献资源,当地方志馆可选择其中一些比较突出的专题进行系统化征集。以历史名人为例,方志馆可以将有关人物的传记、生平事迹、回忆录、访问记、年谱、日记、书信、论著、纪念文集、墓志铭、祭文、哀挽录、照片等悉数征集,形成规模,也就形成了特色。当然,建设特色文献,还要调查本区域其他文化机构的馆藏情况,避免重复建设。

    总之,方志馆要重点征集地方志文献和基于地情的特色文献,逐步形成专业化、特色化、系列化的馆藏结构。

三、创新文献征集的方法

    购买、交换、征求、复制、接收、寄存和代借等是文献征集的常规方法,也是方志馆征集地方文献的重要途径。但由于地方文献出版、发行和传播的途径具有特殊性和多样性,仅靠常规征集方法难以构建完善、系统的馆藏体系,因此我们要拓宽地方文献的征集渠道,创新征集方法。

试谈方志馆地方文献的征集工作(一)举办展览活动

    展示是方志馆的一项重要功能。除了展示地情外,方志馆还可以围绕一定的主题,举办以文献陈列、宣传为形式的展览活动,从特定文献持有者手中获得相关文献,达到宣传文献和征集文献的目的。如2015年12月,广东省方志馆承办了以“家谱家训家风”为主题的大型展览。展览以文献、图片、实物、书法作品等形式,展出万册家谱、百家家训、十家家风,展期一个半月。从展览筹备到结束,广东省方志馆收到了省内各市县修志单位捐赠的家谱460种1344册,其他单位和个人捐赠的家谱344种546册,共804种1890册。

    展览还可以扩大方志馆的影响力。当前,人们对方志文化认知度不高,知道方志馆的人不多,有些人热心捐赠,但首先想到的是图书馆,这是方志馆开展地方文献征集工作要面临的现实问题。因此,为扩大影响力,方志馆在筹备展览时就要主动联系媒体单位,借力造势。比如,在“广东省家谱家训家风展”开幕前,广东省方志馆的主管单位省地方志办就联系了多家媒体单位,开幕当天及次日,广东电视台、南方卫视、广州日报、新快报等广东影响力较大的媒体都报道了此次展览,引起了社会的强烈反响,有的热心人士就是在媒体报道的影响下,前往方志馆捐赠家谱。

(二)开展评选活动

    对基层编纂的志书、年鉴进行评选,同时要求参选者报送一定数量的复本,不仅可以调动基层志鉴编纂工作的积极性,还可以促进方志馆的征集工作。如2014年,江苏省方志馆承办了首届江苏省优秀乡镇(街道)、村志评选活动,由江苏省地方志办发文,要求各县级地方志办向省方志馆汇总报送所辖乡镇(街道)、村所有参评志书,组织专家对志书进行评选,对优秀者给予奖励。通过这次评选活动,江苏省方志馆共收到参评志书255种,800册左右。其中,乡镇(街道)志193种,村志(含社区居委会志)62种,还有10种其他地情书。评选活动既有利于推广基层志书编纂工作中的先进经验,提高乡镇(街道)、村志的编纂质量,又有利于丰富方志馆的馆藏,对其他地区具有借鉴意义。

(三)建立呈缴制度

    呈缴是一些公共图书馆较为稳定的文献收集渠道,这主要得益于呈缴本制度。呈缴本制度,是用法律或法令形式规定所有出版机构或负有出版责任的单位,凡出版一种出版物,必须向指定的图书馆或出版主管机关免费缴送一定数量样本的制度,样本为呈缴本。方志馆可借鉴公共图书馆的做法,建立地方志系统的呈缴制度。如山东省方志馆实行了山东省地方志系统成果、资料报送制度,要求全省各级史志机构将出版的各级各类志书、年鉴及相关地情文献、重新整理的旧方志以及电子文本,每半年集中向省方志馆报送一次。这一制度的实行,使该馆有了比较稳定的文献来源。

(四)析出零散资源

    有许多地方文献资料分散在大型丛书、总集、文集和报刊等文献中,比如:正史中存在大量有关地方的人物传记、经济史料、政治事件、自然灾害等信息。方志馆可通过复印、扫描、摘抄、剪辑等方法析出这些零散资源。随着技术的发展,方志馆也可以利用计算机软件对网络信息进行搜索,然后将搜索到的零散资料整理成一些专题网络信息资源。零散地方文献资源分布广泛,而且具有无序性和隐蔽性,所以需要持之以恒,不断积累。

    总之,地方文献征集工作是一项系统工程,具有长期性、复杂性和艰巨性。但是,只要从方志馆的发展需要出发,在实践中不断总结其发展规律,努力建立一个结构优化、特色鲜明的馆藏体系,就一定能够将方志馆打造成为令人流连忘返的书香胜地。

(转发自年鉴之家)

 
     
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